INFORMACJA DLA ZBIÓREK CELOWYCH

 

PRZYPOMINAMY, że wpłaty powinny być opatrzone numerem zbiórki oraz imieniem i nazwiskiem dziecka.
Aktualne i prawidłowe rachunki do wpłat - wszystkie prowadzone w Banku Millennium (BM):

na darowizny w pln  PL 17 1160 2202 0000 0000 8297 2843,  na wpłaty w złotych,
oraz rachunek w EURO PL 09 1160 2202 0000 0001 2152 1272 na wpłaty w EURO,   SWIFT BIGBPLPW
- konto na wpłaty z kwest - jest podawane zawsze na zgodzie na przeprowadzenie kwesty.

Do wpłat 1% numer KRS 0000266644

 

 UWAGA - konta, które były w latach poprzednich na wpłaty darowizn i zbiorek publicznych zostają z końcem roku zamknięte.
Prosimy sprawdzić, żeby na ulotkach było podane prawidłowe konto.

 

W związku z licznymi pytaniami przypominamy, że:
środki powinny być wykorzystywane na cele na które są zbierane (podawane w ulotkach) czyli leczenie i rehabilitacje (szczegóły są podane w Regulaminie),

 

Przypominamy, faktury powinni Państwo przesyłać na bieżąco. Jeżeli otrzymamy faktury z kilku miesięcy rozliczane będą koszty z ostatniego miesiąca rozliczeniowego.

  • przypominamy, że tylko maile wysyłane na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. z podaniem w tytule "ZC-6xxx (kod literowy) imię i nazwisko" sa odbierane na bieżąco,
    maile wysyłane na inne skrzynki lub bez podania danych referencyjnych w tytule, mogą czekać na realizację np. w związku z urlopem osoby odbierającej inną skrzynkę.

  • w związku z wzrastająca ilością podopiecznych, dla ułatwienia identyfikacji, w korespondencji wewnętrznej będziemy po nazwisku dziecka wpisywać nazwiska opiekunów - o ile są inne niż nazwisko dziecka.
  • w przypadku braku Umowy, braku oświadczeń w Umowie, kosztów dodatkowych bez wcześniejszej decyzji lub braku środków na całość przelewu, rozliczenia są odkładane do czasu uzupełnienia braków lub podjęcia decyzji przez Komitet Pomocy.
  • prosimy o podawanie w rozliczeniach numeru rachunku, niezależnie od tego, że jest podany w umowie. Jest to niezbędne do prawidłowej kontroli przy akceptacji przelewu, żeby przypadkowo nie poszedł do innej osoby lub na nieprawidłowy numer rachunku.
  • przypominamy o konieczności przesyłania wniosków na koszty dodatkowe z uzasadnieniem, dla ułatwienia i przyspieszenia prosimy na początku podać nr. zbiórki i nazwisko, o co wnioskujecie, w jakiej kwocie a potem uzasadnienie. Bez wniosków nie będziemy dokonywali rozliczenia kosztów dodatkowych.
  • W związku z coraz częstszym faktem przesyłania do rozliczenia paragonów za poniesione koszty (z reguły usług medycznych) oraz Państwa wyjaśnieniami, że usługodawca nie wystawia faktur/rachunków – prosimy o  Państwa działanie zgodnie z poniższym:
       - poprosić usługodawcę o pisemną informacje o braku możliwości wystawienia faktury/rachunku za swoją usługę wraz z podpisem i pieczątką
       - w przypadku odmowy wystawienia poświadczenia, prosimy o:
    • zrobienie kopii paragonu na kartce A4 i dopięcie do tej kopii oryginału paragonu
    • na powyższej kopii prosimy o napisanie Państwa oświadczenia, że „usługodawca/sprzedawca (nazwa, dane adresowe, data wizyty) odmówił Państwu wystawienia faktury/rachunku”
    • dołączenie kopii recepty lub innego dokumentu potwierdzającego odbycie wizyty/ usługi/zakupu ( najlepiej z z pieczątką lekarza/usługodawcy/sprzedawcy)
    • a w przypadku braku takiego dokumentu wypełnienie formularza koszty dojazdu i na nim wzięcie potwierdzenia wizyty/wykonania usługi.
    Przekazanie tak przygotowanej dokumentacji pozwoli nam na rozliczenie paragonu, w przeciwnym przypadku, niestety nie możemy rozliczyć paragonów.

UWAGA przypominamy,
Środki, które wpływają w bieżącym roku są do wydania do końca roku 2016.
Środki, które wpłynęły na konto zbiórek w ubiegłym roku powinny zostać wydane do końca bieżącego roku, a jeśli są przeznaczone na odległe cele i chcą Państwo aby pozostały na saldzie prosimy przysłać maila z wyjaśnieniem na jaki cel są przeznaczone.

2016-09    Niezmiernie miło nam jest poinformować, że Fundacja Serce Dziecka znalazła się na 7 miejscu wśród OPP pod względem wpływów z 1% podatku.
Fundacja serdecznie dziękuje darczyńcom za zaufanie i chęć pomocy podopiecznym Fundacji.

Wpłynęła płyta z informacją o rozdysponowaniu przez podatników 1% podatku na podopiecznych Fundacji Serce Dziecka.
Po rozpisaniu środków na podopiecznych niezwłocznie poinformujemy Państwa i wyślemy mailem zaktualizowane salda, oraz rozpoczniemy wysyłkę środków za rozliczenia czekające na wpływ środków z 1% podatku.
W tym okresie bieżące rozliczenia będą realizowane w drugiej kolejności.
Płyta zwiera ponad 100 tysięcy rekordów, z których każdy musi być uważnie przypisany do wskazanego celu. Przy ponad 1000 podopiecznych prowadzących zbiórki rozliczenie nie jest sprawą łatwa i szybką, często są błędy w nazwiskach i niestety ale nie ma żadnego automatu, który pomógłby w rozpisaniu, więc musi to być zrobione ręcznie, musi być zrobione rzetelnie i skontrolowane, tak, żeby nie było możliwości pomyłki. Prosimy zatem uzbroić się w cierpliwość i nie wysyłać maili i nie dzwonić z pytaniami o środki, gdyż odpowiadanie będzie zabierało czas, który byłby poświęcony na rozpisywanie środków, a co za tym idzie przedłuży czas zakończenia. Do czasu zakończenia rozpisywania i skontrolowania żadne informacje o kwocie wpływów na konkretne dziecko nie będą udzielane, a po rozliczeniu informacja zostanie do Państwa wysłana mailem.

 

 

 

 

 

Przypominamy! W grudniu Komitet Pomocy będzie rozpatrywał tylko wnioski nagłe i pilne. 

 

W związku z tym prosimy o przesyłanie podań, zwłaszcza o koszty dodatkowe, najpóźniej do 15 listopada.

 

Wnioski o koszty dodatkowe, które wpłyną w grudniu będą rozpatrywane dopiero w styczniu i będą kwalifikowane jako koszty dodatkowe na rok 2016.

 

 

 

Uprzejmie informujemy, że zgodnie z regulaminem faktury powinni Państwo przesyłać na bieżąco.

 

W związku z tym, jeżeli otrzymamy faktury z wielu kilku miesięcy rozliczane będą koszty z ostatniego miesiąca rozliczeniowego.

 

Uprzejmie informujemy, że w związku z zamknięciem roku prosimy o dokonywanie zakupów w I połowie grudnia a faktury prosimy przesyłać najpóźniej do 20 grudnia.

 

W wyjątkowych sytuacja po wcześniejszym uzgodnieniu z Fundacją będzie możliwość rozliczenia faktur najpóźniej w pierwszym tygodniu stycznia 2016r.

 

W styczniu proszę przesyłać wyłącznie faktury za 2015 rok.

 

 

Koszty 2015 muszą być zaksięgowane do roku 2015 i nie mogą być opłacane jednym przelewem z fakturami za bieżący rok.

PROSIMY NIE WPISYWAĆ FAKTUR Z 2015 I 2016 DO JEDNEGO ROLICZENIA. Mieszanie faktur z różnych lat bardzo nam utrudnia pracę.

Faktury za 2016 proszę przesyłać dopiero w lutym.

 

Faktury za 2016 rok będą czekały do lutego i jako datę ich wpływu przyjmiemy 1 luty 2016.

 

 

 

W księgowości istnieje ustawowy obowiązek księgowania dokumentów w okresie którego dotyczą (w miesiącu ich wystawienia), przy czym my przyjęliśmy, że faktury z za dany miesiąc księgujemy do końca miesiąca kolejnego. Stąd prośba aby wszystkie faktury z danego miesiąca , przesyłać po jego zakończeniu, nie później niż do połowy kolejnego miesiąca, tak, żebyśmy zdążyli je zaksięgować do końca miesiąca.

 

Mam nadzieję, ze wyjaśnienie dlaczego prosimy o takie przesyłanie dokumentów ułatwi i uporządkuje ich przesyłanie do nas.

 

Dokładamy starań żeby jak najszybciej dokonywać rozliczenia i wypłat, ale przy ciągle wzrastającej ilości zbiórek i udzielanych pomocy bardzo dużo zależy od tego jak Państwo przygotowujecie dokumenty i od terminowości ich przesyłania do nas.

 

Przesyłamy szczegółowe wyjaśnienia kiedy i na co mogą być rozliczone koszty dodatkowe.

Mamy nadzieję, że to ułatwi i wyjaśni wiele wątpliwości związanych z kosztami dodatkowymi.

 

Zbiórki są prowadzone po to abyście mogli pozyskać środki na leczenie i rehabilitację dziecka.

Jest to absolutny priorytet i podstawa. Każdy zakładając rodzinę i planując dziecko przewiduje standardowe koszty z tym związane. Urodzenie się dziecka z wada serca, zmienia nasz podstawowy plan i wymaga poniesienia dodatkowych, nieplanowanych kosztów – i właśnie z myślą o takich kosztach i trudniejszej, niż rodzin z zdrowymi dziećmi, sytuacjach została powołana Fundacja Serce Dziecka i na takie właśnie potrzeby zostały uruchomione zbiórki celowe.

 

W apelach o przekazanie środków prosicie o wpłaty na leczenie, ratowanie serca itd. Nie ma apeli na koszty wyżywienia, ubrań, remontu, komputer, zabawki itp. Aby być fair w stosunku do darczyńców, ale równocześnie umożliwić trochę szerszy zakres finansowania – wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom, wprowadziliśmy możliwość rozliczania kosztów dodatkowych.

 

W związku z znaczącym wzrostem wniosków o koszty dodatkowe i ograniczonym czasem, który możemy poświęcić na rozpatrywanie tych wniosków, postanowiliśmy dokładnie określić zakres i parametry kiedy mogą być koszty dodatkowe wykorzystane.

Od nowego roku na zakupy dokonane zgodnie z zasadami, na określone tytuły i w określonym limicie – nie będą musieli Państwo składać wniosków, i jeśli wszystko będzie prawidłowo, to koszty będą rozliczane.

Natomiast, jeśli nie będą wypełnione zasady określone dla kosztów dodatkowych to tak jak dotychczas, konieczny będzie wniosek na Komitet Pomocy, i bez uprzedniego zaakceptowanego wniosku koszty nie będą rozliczone.

Poniżej przedstawiamy zasady, tak aby wyjaśnić szczegółowo jaki jest proces i kryteria podejmowania decyzji w sprawie kosztów dodatkowych, oraz dać Państwu czas na przygotowanie się do nowego trybu, a do końca tego roku na podstawie tych zasad w dalszym ciągu decyzje będą podejmowanie przez Komitet Pomocy.

 

Są 4 podstawowe wyznaczniki, co do możliwości rozliczenia kosztów dodatkowych:

 

  1. 1.      Koszty te mogą być rozliczone wyłącznie w sytuacji nadwyżki środków ponad potrzeby na koszty podstawowe.
  2. Zostaje ustalony limit maksymalny w wysokości 2 tys zł
  3. Koszty dodatkowe mogą być tylko uzupełnieniem, a nie podstawową kategorią kosztów rozliczanych z pozyskanych środków.
  4. Koszty dodatkowe musza mieć bezpośredni pozytywny wpływ na stan zdrowia dziecka i muszą być adekwatne do potrzeb i wieku dziecka – niezbędne jest dołączenie uzasadnienia (obecnie wniosek mailem na Komitet Pomocy od nowego roku dołączone uzasadnienie do faktury).

 

Ad.1 – nadwyżka środków:

Co do zasady koszty dodatkowe mogą być rozliczane z nadwyżki środków ponad koszty podstawowe.

Oznacza to, że środki pozostałe po rozliczeniu kosztów dodatkowych, zapewnią pokrycie kosztów podstawowych związanych z leczeniem i rehabilitacją dziecka, w roku kolejnym, przynajmniej do czasu wpływów z kolejnej akcji zbiórki 1%.

Jak wyliczamy nadwyżkę środków

Nadwyżka środków to saldo na chwilę obecną pomniejszone o prawdopodobne koszty podstawowe.

  • Koszty dodatkowe można rozliczyć dopiero jak jest znany poziom kosztów podstawowych – czyli opiekunowie i Fundacja mają już doświadczenie z wzajemnej współpracy i mogą określić prawdopodobny poziom kosztów podstawowych.
  • Oznacza to, że w pierwszym, obejmującym zbiórkę 1%,.roku prowadzenia zbiórki, rozliczanie kosztów dodatkowych wymaga zawsze indywidualnej decyzji Komitetu, po rozpoznaniu sytuacji i planowanych kosztów,
  • Wniosek kosztów dodatkowych jest wprowadzany do specjalnego arkusza, w którym są dane finansowe dotyczące zbiórek.
  • Porównywane są koszty roku ubiegłego i bieżącego z uwzględnieniem planowanych kosztów podstawowych, które mogą podwyższyć tą wartość i brana jest wyższa z kwot
  • Tak wyliczona kwotę kosztów odejmuje się od salda na dany moment
  • Powyższe wylicza sam specjalny arkusz - jeśli odpowiedź po wprowadzeniu wniosku jest – „brak nadwyżki” - to decyzja na koszty dodatkowe jest odmowna, jeśli jest nadwyżka to uzyskujemy informacje o maksymalnej kwocie kosztów dodatkowych na dany moment

 

Ad.2 – Limit maksymalny 2 tys zł:

Zgodnie z Regulaminem jest ustalony limit maksymalny kosztów dodatkowych w ciągu roku w wysokości 2 tys zł.

Po ustaleniu maksymalnej kwoty kosztów dodatkowych na dany moment

  • sprawdzane są już rozliczone koszty dodatkowe
  • i odejmowane od kwoty nadwyżki
  • tak uzyskujemy kwotę maksymalnego rozliczenia kosztów dodatkowych na dany moment;

 

W sytuacji jeśli nie ma nadwyżki środków, jest możliwość przyznania specjalnego limitu socjalnego na koszty dodatkowe w kwocie do 1 tys. zł, dla zbiórek o bardzo niskich dochodach tj.  na poziomie limitu ustalonego dla uzyskania zasiłków z pomocy społecznej,.

Są to środki, mające na celu wyrównanie szans, i zakres finansowania jest bardziej ograniczony, niż na koszty dodatkowe przy występującej nadwyżce środków.

W takim przypadku każdorazowo decyzje musi podjąć Komitet Pomocy.

 

Ad.3 – koszty dodatkowe są uzupełnieniem a nie dominującymi kosztami:

Zbiórka jest prowadzona na koszty leczenia i rehabilitacji, zatem koszty o innym charakterze nie mogą być głównym celem prowadzenia zbiórki.

Koszty dodatkowe mogą być tylko uzupełnieniem, a nie podstawową kategorią kosztów rozliczanych z pozyskanych środków.

Łączna kwota kosztów dodatkowych nie może przekroczyć kosztów podstawowych.

 

  • sprawdzane jest czy koszty dodatkowe nie przekraczają kwoty kosztów podstawowych
  • jeśli koszty dodatkowe (łącznie wszystkie w danym roku) są w wysokości mniejszej niż koszty podstawowe to mogą być rozliczone, maksymalnie w kwocie łącznej w wysokości kosztów podstawowych,

 

Ad.4 – koszty dodatkowe musza mieć bezpośredni pozytywny wpływ na stan zdrowia dziecka i muszą być adekwatne do potrzeb i wieku dziecka:

  • Koszty dodatkowe mogą być rozliczone tylko na tytuły, które mają bezpośredni, pozytywny wpływ na stan zdrowia dziecka i muszą być adekwatne do potrzeb i wieku dziecka.
  • W przypadku jeśli zostały spełnione wszystkie powyższe warunki – czyli:
    -  jest nadwyżka środków
    -  i limit kosztów dodatkowych nie został wykorzystany
    -  a łączna kwota kosztów dodatkowych nie przekroczy kosztów podstawowych na dany moment to:

koszty znajdujące się na poniższej liście kosztów akceptowanych, o ile są adekwatne do wieku i stanu zdrowia dziecka, mogą być bez uprzedniej zgody Komitetu przekazane do rozliczenia, przy czym należy pamiętać aby do faktury dołączyć uzasadnienie, w jaki sposób koszty te  mają bezpośredni pozytywny wpływ na stan zdrowia dziecka i są adekwatne do potrzeb i wieku dziecka

 

Poniżej lista akceptowanych i nieakceptowanych kosztów dodatkowych wraz z dodatkowymi warunkami.

Koszty akceptowane w ramach kosztów dodatkowych

  • wyżywienie dla dziecka, odżywki, mleko
  • środki higieniczne i pielęgnacyjne, pieluchy
  • ubrania, buty dla dziecka,
  • fotelik samochodowy
  • krzesełko do karmienia
  • mata do kąpieli – po potwierdzeniu od lekarza
  • gry edukacyjne – do faktury powinien zostać dołączony opis/specyfikacja/ dokładna nazwa gry
  • wyprawka szkolna
  • remont – jeśli zostanie przekazana dokumentacja zdjęciowa, z której wynika negatywny wpływ na zdrowie (pleśń, grzyb), dostosowanie do niepełnosprawności,
  • meble dziecięce, biurko, fotel dla dzieci w wieku szkolnym,
  • sprzęty klimatyzator, sokowirówka, blender – o ile są związane z dietą dziecka  (uwaga – sprzęty medyczne np. INR, inhalator, ciśnieniomierz, pulsoksymetr, termometr, nawilżacz, inne zlecone przez lekarza to są koszty podstawowe),
  • laptop-komputer, drukarka, tusze do drukarki – w wieku szkolnym, od 1 klasy, przy nauczaniu indywidualnym, od 3 klasy przy nauczaniu standardowym, od 5 lat dla dzieci obłożnie leżących – po uzyskaniu zgody Fundacji
  • tablet dla dzieci w wieku powyżej 5 lat, chyba, ze planowane jest długotrwały pobyt w szpitalu
  • zajęcia sportowe – basen, inne – na zlecenie/po akceptacji przez lekarza i po uzyskaniu zgody Fundacji
  • zajęcia doszkalające edukacyjne, dofinansowanie do kosztów przedszkola, szkoły – po uzyskaniu zgody Fundacji
  • koszty związane z drugim opiekunem w czasie hospitalizacji (pobyt, wyżywienie), na turnusie rehabilitacyjnym,
  • koszty publikacji, warsztatów, konferencji związanych z zdrowiem dziecka, organizowane przez inne instytucje.

 

Koszty NIE akceptowane

  • Inne niż wymienione w części akceptowanych w szczególności:
  • Zabawki nieedukacyjne, pluszaki, lalki,
  • Sprzęty sportowe dla sportów urazowych – np. rolki, narty, wyjątek może być dla roweru na zlecenie/po akceptacji przez lekarza kardiologa i po uzyskaniu zgody Fundacji
  • Sprzęty RTV, AGD i inne ogólnego domowego użytku (telewizor, pralka, zmywarka, radio, itp)

 

Prosimy pamiętać, że zawsze mogą Państwo przysłać do nas wniosek o decyzje przez Komitet Pomocy wraz z dodatkowym uzasadnieniem, które może wpłynąć na podjęcie decyzji wykraczającej poza powyżej opisane generalne zasady.

 

W przypadku rozliczenia koszów dodatkowych, w sytuacji jeśli w przyszłości wystąpi braku środków na saldzie zbiórki, nie będzie możliwości ubiegania się o finansowanie z środków Fundacji a konto przyszłych wpływów, ani w danym roku ani w kolejnych latach.

Zakładamy, że opiekunowie musza bardzo rozsądnie gospodarować swoimi środkami i jeśli decydują się na rozliczanie kosztów dodatkowych, to są świadomi, że może im zabraknąć w przyszłości środków, a w takim przypadku wypłata a konto przyszłych wpływów nie będzie możliwa, bo gdyby nie rozliczali kosztów dodatkowych, to dalej mieli by środki na koszty podstawowe.

 

PRZYKŁADY

Przykład 1

  • Saldo zbiórki 6 tys. zł;
  • koszty roku poprzedniego 2 tys. Koszty roku bieżącego 3,5 tys, i nie ma żadnych znanych planowanych kosztów do rozliczenia (np. już zarezerwowany i nieopłacony wyjazd rehabilitacyjny, wyjazd do szpitala, na kontrolę itp.)
  • wyższa z tych kwot to 3,5 tys koszty roku bieżącego
  • Nadwyżka – to saldo minus koszty – czyli 6 tys minus 3,5 tys. – w efekcie mamy nadwyżkę w kwocie 2,5 tys. Maksymalna kwota kosztów dodatkowych to 2 tys,
  • sprawdzamy że były już w tym roku rozliczone koszty dodatkowe w kwocie 500 zł, co daje maksymalnie kwotę 1,5 tys do wykorzystania
  • Koszty roku bieżącego wynoszą 3,5 tys, w tym koszty podstawowe 3 tys. dopuszczalna maksymalna kwota kosztów dodatkowych wynosi 100% kosztów podstawowych czyli 3 tys zł,.  – zatem limit kosztów dodatkowych to nadal 2 tys zł. pomniejszone o już rozliczone koszty dodatkowe w kwocie 500 zł co daje kwotę limitu na daną chwilę w wysokości 1,5 tys.zł
  • I do tej kwoty na tytuły akceptowane mogą być przekazywane faktury do rozliczenia (od nowego roku bez konieczności uzyskania zgody Komitetu)

Przykład 2:

  • Saldo zbiórki 6 tys. zł;
  • koszty roku poprzedniego 2 tys. Koszty roku bieżącego 3,5 tys, ale planowany jest turnus rehabilitacyjny w kwocie 1 tys.  – wyższa z tych kwot to 4,5 tys koszty roku bieżącego (poniesione i planowane)
  • Saldo zbiórki 6 tys. zł; z obecnego salda odejmujemy planowane koszty turnusu w kwocie 1 tys. to zostaje nam saldo 5 tys zł.
  • Nadwyżka – to saldo minus koszty – czyli 5 tys minus 4,5 tys. – w efekcie mamy nadwyżkę w kwocie 0,5 tys. Maksymalna kwota kosztów dodatkowych to 0,5 tys,
  • sprawdzamy że były już w tym roku rozliczone koszty dodatkowe w kwocie 500 zł , co w efekcie oznacza, że na daną chwile nie ma możliwości rozliczenia kolejnych kosztów dodatkowych.

 

Przekazując powyższe mamy nadzieje, że ułatwi to rozliczanie kosztów dodatkowych i wyjaśni pojawiające się wątpliwości. Jeśli macie Państwo jakieś uwagi do powyższych zasad prosimy je zgłaszać mailem na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. – będziemy je analizować przed formalnym wprowadzeniem tych zasad jako uzupełnienie Regulaminu.

 

 

 



Facebook Slider

F

o

r

u

m

Facebook Slider